ADMINISTRASI PERKANTORAN
ETIKA SEORANG ADMINIDTRASI KANTOR
Dibuat oeh:
Muhibatul Ngulum
XI Administrasi Perkantoran 3
SMK NEGERI 2 PURWOREJO2017/2018
KATA PENGANTAR
Segala puji hanya milik Allah SWT.
Shalawat serta salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah SAW.
Berkat limpahan dan rahmat-Nya penyusun mampu
menyelesaikan tugas makalah ini guna memenuhi tugas mata
pelajaran Administrasi Sarana dan Prasarana.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang etika
dan etitude seorang administrasi kantor, yang disajikan berdasarkan pengamatan
dari berbagai sumber informasi, referensi, dan berita. Makalah ini di susun
oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri
penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan
terutama pertolongan dari Allah akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi
sumbangan pemikiran kepada pembaca khususnya para siswa-siswi SMK bidang
pendidikan Administrasi Perkantoran. Saya sadar bahwa makalah ini masih banyak
kekurangan dan jau dari sempurna. Untuk itu, kepada guru
pembimbing saya meminta masukannya demi
perbaikan pembuatan makalah saya di masa
yang akan datang dan mengharapkan kritik dan saran dari para
pembaca.
Kutoarjo, Agustus 2017
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
Pendahuluan
A. Latar belakang masalah
B. Rumusan masalah
C. Tujuan penyusunan makalah
D. Manfaat penyusunan makalah
BAB II
A. Pengertian
Etika
B. Manfaat Etika
C. Jenis Etika
D. ETIKA KANTOR DALAM PRAKTEK
E. ETIKET YANG PERLU DITUNJUKKAN
DI KANTOR
BAB III
Penutup
A. Kesimpilan
BAB I
Pendahuluan
A. Latar belakang masalah
Banyak orang mengetahui perbedaan antara yang baik dan yang tidak baik
menurut undang-undang, harus jujur, tidak curang, dan sebagainya. Namun
demikian selalu timbul masalah-masalah yang sukar diketahui garis pemisah antara
baik dan buruk, dalam hubungan pribadi ataupun hubungan resmi.
B. Rumusan masalah
1. Apa
pengertian etika?
2. Apa
manfaat adanya etika?
3. Apa
saja jenis-jenis etika?
4. Apa
saja stika dalam prakteknya?
5. Etika
sepertia apa yang perlu ditunjukkan di kantor?
C. Tujuan penyusunan makalah
Sejalan dengan rumusan masalah di atas, makalah ini disusun
dengan tujuan untuk mengetahui:
1. Pengertian
etika.
2. Manfaat
apa saja yang diakibatkan oleh adanya etika.
3. Berbagai
jenis-jenis etika.
4. Etika
kantor dalam prakteknya.
5. Etika
yang perlu ditunjukkan di kantor.
D. Manfaat penyusunan makalah
Manfaat penyusunan makalah ini yaitu:
1. Untuk
menambahkan pengetahuan kita tentang apa itu pengertian etika.
2. Menambahkan
pengetahuan tentang berbagai manfaat dari etika.
3. Dan
yang lainya yaitu menambah pengetahuan kita tentang berbagai jenis etika-etika
seorang administrasi kantor, serta prakteknya didalam kantor.
BAB II
Pembahasan
A.
Pengertian Etika
Dalam
pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat
internasional di perlukan suatu system yang mengatur bagaimana seharusnya
manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling
menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan
lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan
masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung
tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah
dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan
dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat kita. Menurut
para ahli maka etika tidak lain adalah aturan
prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan
mana yang benar dan mana yang buruk. Perkataan etika atau lazim juga disebut etik
Secara
etimologi, Etika berasal dari bahasa Yunani “ethicos” atau berasal dari
kata Latin “ethicus” yang berarti kebiasaan. Etika juga bisa di artikan
sebagai norma - norma, nilai-nilai, kaidah- kaidah dan ukuran-ukuran bagi
tingkah laku manusia yang baik. Sebagai disiplin ilmu, etika merupakan cabang
filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan-persoalan yang berhubungan
dengan masalah kesusilaan.
Etika
menurut para ahli:
1.
Menurut Robert G. Solomon, seperti yang dikutip oleh
Thomas Wiyasa Bratawidjaja (1996, 243) bahwa moral menekankan pada karakter dan
sifat-sifat individu bukan pada aturan dan ketaatan. Misalnya: kebajikan, rasa
sedih, kerendahan hati dan lain-lain.
- O. P.
Simorangkir menjelaskan etika atau etik sebagai pandangan manusia dalam
berperilaku menurut ukuran dan nilai yang baik.
- Sidi
Gajalba dalam sistematika filsafat, etika adalah teori tentang tingkah
laku perbuatan manusia dipandang dari segi baik dan buruk, sejauh yang
dapat ditentukan oleh akal.
- H.
Burhanudin Salam adalah cabang filsafat yang berbicara mengenai nilai dan
norma-norma yang menentukan perilaku manusia dalam hidupnya.
Etika berkaitan dengan konsep yang
dimiliki oleh individu atau masyarakat untuk menilai apakah tindakan – tindakan
yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, baik atau buruk, Jadi pada
dasarnya sasaran etika adalah moralitas individu tersebut. Etika dibedakan
menjadi dua:
a. Etika Umum
Berbicara megenai kondisi – kondisi
dasar bagaimana manusia bertindak secara etis, bagaimana manusia mengambil
keputusan etis, teori – teori etika dan prinsip–prinsip moral dasar yang
menjadi pegangan bagi manusia dalam bertindak serta tolak ukur dalam menilai
baik atau buruknya suatu tindakan. Etika umum dapat dianalogkan dengan ilmu
pengetahuan yang membahas mengenai pengertian umum dan teori – teori.
a.
Etika Khusus
Mengenai penerapan prinsip – prinsip
moral dasar dalam berbagai bidang kehidupan yang khusus.
B. Manfaat Etika
Manfaat etika menurut (Ketut Rinjin,
2004 melalui Sjafri Mangkuprawira, 2006) yaitu :
1.
Manusia hidup dalam jajaran norma moral, religius,
hukum, kesopanan, adat istiadat dan permainan. Oleh karena itu, manusia harus
siap mengorbankan sedikit kebebasannya.
2.
Norma moral memberikan kebebasan bagi manusia untuk
bertindak sesuai dengan kesadaran akan tanggung jawabnya = human act, dan bukan
an act of man. Menaati norma moral berarti menaati diri sendiri, sehingga
manusia menjadi otonom dan bukan heteronom.
3.
Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap
diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum
cepat ketuinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma
hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, etika
mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan
prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat, asas legalitas harus
tunduk pada asas moralitas.
4.
Manfaat etika adalah mengajak orang bersikap kritis
dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom, mengarahkan perkembangan
masyarakat menuju suasana yang tertib, teratur, damai dan sejahtera.
5.
Perlu diwaspadai nahwa ”power tend to corrupt”, ”the
end justifies the means” serta pimpinan ala Machiavellian, yang galak seperti
singa dan licin seperti belut.
Dalam kehidupan sehari-hari ada banyak sekali manfaat
mempelajari etika diantaranya:
1.
Dapat membantu mengambil pendirian dalam beragam
pandangan dan moral.
2.
Dapat membantu membedakan mana yang baik dan mana yang
buruk.
3.
Dapat membantu seseorang menentukan pendapatnya.
C. Jenis Etika
Jenis etika
dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Etika
Filosofi
Etika filosofis secara harfiah dapat dikatakan sebagai
etika yang berasal dari kegiatan berfilsafat atau berpikir, yang dilakukan oleh
manusia. Karena itu, etika sebenarnya adalah bagian dari filsafat; etika lahir
dari filsafat.Etika termasuk dalam filsafat, karena itu berbicara
etika tidak dapat dilepaskan dari filsafat. Karena itu, bila ingin mengetahui
unsur-unsur etika maka kita harus bertanya juga mengenai unsur-unsur filsafat. Berikut
akan dijelaskan dua sifat etika:
a. Non-empiris.
Filsafat digolongkan sebagai ilmu non-empiris. Ilmu empiris adalah ilmu yang
didasarkan pada fakta atau yang konkret. Namun filsafat tidaklah demikian,
filsafat berusaha melampaui yang konkret dengan seolah-olah menanyakan apa di
balik gejala-gejala konkret. Demikian pula dengan etika. Etika tidak hanya
berhenti pada apa yang konkret yang secara faktual dilakukan, tetapi bertanya
tentang apa yang seharusnya dilakukan atau tidak boleh dilakukan.
b. Cabang-cabang
filsafat berbicara mengenai sesuatu “yang ada”. Misalnya filsafat hukum
mempelajari apa itu hukum. Akan tetapi etika tidak terbatas pada itu, melainkan
bertanya tentang “apa yang harus dilakukan”. Dengan demikian etika sebagai
cabang filsafat bersifat praktis karena langsung berhubungan dengan apa yang
boleh dan tidak boleh dilakukan manusia. Tetapi ingat bahwa etika bukan praktis
dalam arti menyajikan resep-resep siap pakai. Etika tidak bersifat teknis
melainkan reflektif. Maksudnya etika hanya menganalisis tema-tema pokok seperti
hati nurani, kebebasan, hak dan kewajiban, dsb, sambil melihat teori-teori
etika masa lalu untuk menyelidiki kekuatan dan kelemahannya. Diharapakan kita
mampu menyusun sendiri argumentasi yang tahan uji.
2. Etika
Teologis
Ada dua hal yang perlu diingat
berkaitan dengan etika teologis. Pertama, etika teologis bukan hanya milik
agama tertentu, melainkan setiap agama dapat memiliki etika teologisnya
masing-masing. Kedua, etika teologis merupakan bagian dari etika secara umum,
karena itu banyak unsur-unsur di dalamnya yang terdapat dalam etika secara
umum, dan dapat dimengerti setelah memahami etika secara umum.
Secara umum, etika teologis dapat
didefinisikan sebagai etika yang bertitik tolak dari presuposisi-presuposisi
teologis.Definisi tersebut menjadi kriteria pembeda antara etika filosofis dan
etika teologis. Di dalam etika Kristen, misalnya, etika teologis adalah etika
yang bertitik tolak dari presuposisi-presuposisi tentang Allah atau Yang Ilahi,
serta memandang kesusilaan bersumber dari dalam kepercayaan terhadap Allah atau
Yang Ilahi. Karena itu, etika teologis disebut juga oleh Jongeneel sebagai
etika transenden dan etika teosentris.Etika teologis Kristen memiliki
objek yang sama dengan etika secara umum, yaitu tingkah laku manusia. Akan
tetapi, tujuan yang hendak dicapainya sedikit berbeda, yaitu mencari apa yang
seharusnya dilakukan manusia, dalam hal baik atau buruk, sesuai dengan kehendak
Allah.
Setiap agama dapat memiliki etika
teologisnya yang unik berdasarkan apa yang diyakini dan menjadi sistem
nilai-nilai yang dianutnya. Dalam hal ini, antara agama yang satu dengan yang
lain dapat memiliki perbedaan di dalam merumuskan etika teologisnya.
D.
Etika Kantor Dalam Praktek
Banyak orang
mengetahui perbedaan antara yang baik dan yang tidak baik menurut
undang-undang, harus jujur, tidak curang, dan sebagainya.Namun demikian selalu
timbul masalah-masalah yang sukar diketahui garis pemisah antara baik dan
buruk, dalam hubungan pribadi ataupun hubungan resmi.
Mungkin ada orang yang
bersikap tidak baik, karena dia tidak sadar akan hal itu. Misalnya berapa
kali anda mendengar obrolan tentang urusan pribadi seseorang atau cerita
seorang rekan yang bertingkah laku aneh ?
Kasak-kusuk yang nampaknya
sepintas lalu sepele sering bersifat jahat dan dapat merugikan nama baik orang
yang dipergunjingkan. Juga gunjingan semacam itu dapat berbalik
seperti bumerang kepada si pengumpat sendiri.Akhirnya orang tak percaya lagi
kepada omongannya. Sekali lancing ke ujian, seumur hidup orang tak
kan percaya. Sekali ketahuan perangai yang tidak baik, sang Kepala
atau Direktur tentu akan berfikir lebih dulu sebelum memberikan tanggung jawab
yang lebih penting kepadanya.
Oleh sebab itu etika dalam
kantor memberikan petunjuk kepada anda supaya memperlakukan siapa saja dengan
cara yang “fair” dan sikap yang pantas.
1. Hal-hal yang perlu dihindari :
a. Membentuk klik (kumpulan; golongan) yang secara sadar membelakangi
rekan-rekan baru; artinya segolongan yang membela kepentingan mereka sendiri.
b. Tidak masuk kantor dengan alasan “sakit” padahal hanya ingin bermalas-malas
saja di rumah.
c. Bergegas-gegas pulang pada waktu tutup kantor, sedangkan selalu dating
terlambat.
d. Sering
memakai tilpon kantor untuk urusan pribadi.
e. Pulang sebelum waktunya, karena kebetulan hari itu sang majikan tidak di
tempat.
f. Tempat kerja
selalu dimanfaatkan untuk mengobrol.
g. Bersikap
menjilat ke atasa dan mendepak ke bawah.
h. Selalu menunda-nunda pekerjaan yang seharusnya segera dapat diselesaikan
i. Boros memakai alat-alat.
j. Segan merawat mesin-mesin atau alat-alat kantor yang dipercayakan kepada anda.
k. Melakukan
hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor, seperti mengisi teka-teki
silang, menulis surat pribadi, bertamu ke bagian lain tanpa suatu urusan.
l. Bersikap acuh tak acuh terhadap publik.
2. Dibawah ini ada lagi beberapa petunjuk yang mungkin dapat anda manfaatkan :
a. Tutur – sapa
Kebiasaan dalam tutur sapa di kantor yakni penggunaan sapaan “Bapak”, atau “Saudara”. Di kantor asing tentunya menggunakan sapaan “Tuan”. Terhadap bawahan digunakan
sapaan “Saudara” atau nama kecil
pegawai. Ini sudah lazim dimana saja. Terhadap sesama rekan,
anda melihat bagaimana kebiasaan di kantor itu.
c. Selama jam kerja
Selama jam kerja tidak boleh berhias di belakang meja
tulis. Duduk diatas meja tulis, mengobrol dengan rekan-rekan, merokok
atau makan selama jam kerja.
d. Menerima tamu
Terhadap tamu-tamu (urusan bisnis/dinas) harus bersikap ramah, sopan, penuh
perhatian seperti layaknya nyonya atau tuan rumah. Anda tak perlu
memperkenaklan diri, apalagi obrol-obrolan.
Seorang sekretaris yang sering menjumpai tamu perusahaan akan lebih banyak
membutuhkan kepribadian yang “kuat” dan “teguh”. Anda bukan “bunga”
kantor. Ingat akan hal ini.
e.
Bicara melalui telepon
Biasanya sekretaris menerima atau menyampaikan pesan direktur melalui
telepon.Dalam percakapan berhadapan muka, orang dapat melewatkan begitu saja
kata-kata yang kurang terasa atau tidak jelas diucapkan.
Tetapi via telepon gerak-gerik, sopan santun serta muka tidaklah tampak,
hanya suara yang terdengar.Sebab itu anda harus sanggup mengucapkan tiap-tiap
kata dan kalimat dengan nada yang jelas dan terang.Lawan berbicara via telepon
jauh lebih menghargai suara yang mudah ditangkap daripada senyum simpul yang
tidak kelihatan.
E.
Etiket yang Perlu Ditunjukkan di Kantor
Skill anda dalam human relations, sikap pribadi anda dalam mempertimbangkansesuatu
atau tindak tanduk anda, akan tercermin dalam hal-hal yang kelihatannya sepele
dari apa yang anda kerjakan dan katakana, misalnya seperti beberapa hal dibawah
ini :
1. Perkenalan
Perkenalkanlah diri anda
kepada rekan anda yang baru dengan senyum bersahabat dan sikap ramah : “Apa
kabar Yani?”. Menyebut nama orang tersebut akan dapat membantu anda
mengingatnya di kemudian hari.
Bila giliran anda tiba untuk memperkenalkan orang, bertindaklah dengan
cepat dan efisien, sehingga membuat orang lain merasa
senang. Misalnya cara memperkenalkan pria kepada wanita, yang lebih
muda kepada yang lebih tua, pangkat yang lebih rendah kepada pangkat yang lebih
tinggi dan lain-lain. Contohnya anda mengatakan, “Sari, saya ingin
memperkenalkan Pak Hartono kepada anda”.Sudah barang tentu perlu juga anda
menambahkan beberapa keterangan untuk membantu memancing suatu
percakapan. Misalnya “Sari, ini Bapak Harjito Kepala Bagian
Pembukuan”.
2. Ucapan Salam
Salam “Selamat Pagi” yang
cerah dan gembira adalah salah satu ciri sifat keramah tamahan anda.Teman
sekerja, para langganan dan para tamu senang memperoleh penentram diri sebelum
terjun ke bidang pekerjaan masing-masing.Beberapa menit yang dibuang untuk
sekedar berpamitan dengan perasaan gembira, adalah sebagai publik relations
yang lebih baik daripada tergopoh-gopoh pergi tanpa pamit.
3. Urusan-urusan pribadi
Orang yang bijaksana tentu
tidak akan membosankan atau mengganggu orang laindengan cerita-cerita tentang
masalah-masalah pribadinya atau menyombongkan diri dengan prestasi-prestasi
yang telah dicapainya. Tetapi persahabatan di dalam suatu kantor
akan membantu suasana dan kondisi kerja yang harmonis. Menurut
peraturan yang umum berlaku, bahwa business dan kesenangan tidak bias dicampur
adukkan. Namun peraturan yang baik adalah sikap bersahabat di dalam
bekerja, tetapi harus menghindarkan diri dari hubungan yang begitu erat
sehingga nantinya dapat mengganggu pekerjaan anda dan menghalangi kesempatan
promosi anda.
4. Loyalitas
Selama anda sebagai seorang
anggota team di kantor anda, anda harus membantu usaha-usaha dari
anggota-anggota team tersebut, dan ikut serta membicarakan memecahkan
masalah-masalahnya.
Sebagai pegawai yang loyal sudah tentu anda tidak akan mencari keuntungan
pribadi dengan biaya kelompok. Dia akan menghindarkan diri dari
perdebatan-perdebatan yang tak berarti selama dia bekerja. Juga
harus diingat bahwa orang yang suka membuat gossip tidak akan mempunyai
kawan. Jangan menceritakan yang tidak-tidak tentang rekan-rekan
sekerja anda.Janganlah suka mengkritik pekerjaan mereka.Hormatilah hak mereka
untuk menikmati kehidupan pribadi mereka sendiri.
5. Menjaga/pantai menyimpan rahasia
Loyalitas anda yang pertama
adalah untuk pimpinan anda dan perusahaan anda.Berusahalah untuk dapat
menyimpan/memegang teguh rahasia yang tidak boleh diketahui umum.Untuk ini anda
harus dapat menjauhkan diri dari rekan-rekan anda yang “sok kepingin tahu”
(over inquisitive).Jangan sampai hal-hal tersebut diatas sampai menyusahkan
anda, sebab mereka juga sebenarnya tahu bahwa mereka tidak berhak untuk
menanyakan itu.
6. Ikut memikirkan orang lain
Ucapan-ucapan “silahkan” dan
“terima kasih”, kartu ulang tahun yang tak disangka-sangka, ucapan-ucapan
selamat ulang tahun, dan pesan-pesan penuh simpati, adalah beberapa contoh dari
sekian banyak ucapan yang dapat mengundang simpati/penghargaan orang
lain. Bila anda menganggap diri anda sebagai orang yang bijaksana
maka bukannya kata-kata yang “untuk-untuk” saja yang perlu anda sampaikan,
tetapi berupa tindakan atau bantuan yang anda berikan kepada orang lain yang
sebenarnya bukan pekerjaan anda.
7. Sukses bergaul dengan rekan sekantor anda
Jelas bukan suatu
usaha/pekerjaan yang mudah untuk dapat memperoleh simpati dan respek-respek
dari rekan-rekan sekerja anda. Anda harus menerapkan semua
anjuran-anjuran yang dikemukakan disini, ditambah lagi dengan banyak hal yang
akan anda jumpai melalui pengalaman. Gunakanlah itu terus.Ingat
bahwa permulaan yang baik adalah sebagai anak tangga pertama yang anda injak
untuk dapat menginjak anak tangga selanjutnya. Sampai sejauh mana anda
berhasil, akan banyak ditentukan oleh sampai mana perkembangan skill anda dalam
human relations.
BAB III
Penutup
A. Kesimpilan
Dalam kehidupan di dunia ini, terutama dunia kerja. Etika
sangatlah perlu untuk diterapkan khususnya bagi seorang sekretaris. Karena
sekretaris adalah pintu gerbang suatu perusahaan, dimana suatu perusahaan
diatakan bagus apabila sekretasisnya memiliki perilaku yang baik. Etika disini
meliputi, etika menerima tamu, etika bertelepon, etika makan, etika berbicara,
etika berbusana, etika berjalan, etika duduk. dan apabila seorang sekretaris
dapat mengamalkannya maka akan membuka peluang besar untuk menjalin hubungan
dengan relasi bisnis. Karena dengan perilaku yang baik itu relasi atau tamu
akan merasa nyaman dan senang untuk bergabung atau menjalin hubungan dengan
perusahaan kita. Maka dari itu penerapan etika dalam dunia kerja perlu di
terapkan secara optimal khususnya bagi sekretaris, dimana semua itu perlu
dilakukan untuk keberlangsungan perusahaan tersebut.
B. Saran
Sebagai
seorang administrasi kita harus tau dan paham benar bagaimana etika dalam berkantor. Oleh karena itu kita harus tau dasar-dasar beretika
sebagai seorang administrator. Diharapkan seorang sekretaris dapat memahami, melaksanakan serta
mengamalkan etika tersebut dalam dunia kerja, sehingga dapat menjadi sekretaris
yang profesional.
0 komentar:
Posting Komentar