DOKUMEN DAN DOKUMENTASI (Pengertian, Jenis, dan Perbedaan)

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

 A.   PENGERTIAN DOKUMEN

Kata dokumen, baik menurut bahasa Inggris,  maupun bahasa Belanda tertulis dalam ejaan yang sama,yakni dokumen. Sedangkan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti : sesuatu yang tertulis atau yang tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.

Sebagai bahan perbandingan berikut ini dapat kita lihat pengertian dokumen dari beberapa  buku sumber,

1.      Menurut KBBI

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

2.      Ensiklopedi Administrasi

Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

3.      Ensiklopedi Umum

Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman, tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.

4.      Kamus Bahasa Inggris Webstern

Dokumen adalah:

a.       Membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

b.      Melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran   seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

.     

B.    PENGERTIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional. Dalam bahasa Inggris disebut documentation. Dalam bahasa Belanda disebut documentatie dan dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diatur dalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

           Sama halnya dengan pengertian dokumen, pengertian dokumentasi berbeda. Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat sebagai berikut :

1.       Kamus Administrasi Perkantoran

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan.

2.       NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)

Dokumentasi adalah tugas memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literatur.

3.       FID (Federation Internationale de Documentation)

Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

4.       Hasil seminar dokumentasi dan kearsipan

Dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.

Jadi, dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

C.    PERBEDAAN PENGERTIAN DOKUMENTASI DAN DOKUMEN

1.       Perbedaan kata dokumentasi dan dokumen

Dokumentasi dan dokumen merupakan dua istilah yang berbeda. Istilah dokumentasi difokuskan pada pengelolaan/kegiatannya, sedangkan istilah kata dokumen difokuskan pada bendanya/informasinya.

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah, memelihara, serta menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang lebih bermanfaat. Sedangkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga yang dijadikan sebagai alat bukti atau untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

2.       Perbedaan dokumentasi dan dokumen

Untuk melihat lebih jelas perbedaan dokumentasi dan dokumen dapat dirumuskan sebagai berikut.

DOKUMENTASI	DOKUMEN
Difokuskan pada pengelolannya/kegiatannya	Difokuskan pada benda atau informasinya
Merupakan unit kerja	Tidak merupakan unit kerja
Bersifat aktif	Bersifat pasif
Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku, dan alat-alat audio visual	Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri
Mengolah dan menyiapkan dokumen baru	Digunakan sebagai alat bukti
Menyiapkan keterangan untuk penelitan	Menunjang penelitian

D.   JENIS-JENIS DOKUMEN

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan, rekaman, tulisan-tulisan, gambar situasi sebidang tanah, dan benda-benda berharga lainnya yang bertebaran diatas permukaan bumi sepanjang dapat dijadikan sebagai alat bukti atau pendukung suatu keterangan. Demikian banyak nya jenis dokumen, maka dokumen itu dapat ditinjau dari beberapa segi :

a)      Dokumen Ditinjau dari Pemakaiannya

Berdasarkan segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu:

1. Dokumen pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.

2       2.     Dokumen niaga, adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.

3. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.

4. Dokumen pemerintah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.

b)     Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

1. Nilai Penerangan, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
2. Nilai perdagangan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.
3. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.

4.      Nilai historis, adalah surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat pembuktian peristiwa penting peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.

c)      Dokumen Ditinjau dari Sumbernya

Berdasarkan sumbernya dokumen dibedakan menjadi lima yaitu,

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.
2. Dokumen yang bersumber dari swasta yang memiliki kekuatan hukum,  misalnya akta notaris, visum dokter.
3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian, surat kontrak.
4. Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaledoskop.
5. Perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik.

Dokumen ditinjau dari fungsinya

Ditinjau dari fungsinya, dokumen dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.
2. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

Dokumen ditinjau dari penelitian

Ditinjau dari penelitian, dokuemn dibedakan menjadi tiga macam yakni:

1. Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.